Menyiapkan berkas untuk study abroad

“Saya tidak pernah mempertanyakan berapa tinggi gunung yang akan saya daki, 

akan tetapi bagaimana saya menaklukkan gunung tersebut.” 

Reinhold Messner

Tulisan ini dibuat, mengingat banyaknya pertanyaan seputar hal yang sama dari rekan-rekan yang juga akan memulai proses pendaftaran untuk study abroad: What should I do first? Where should I start? etc.. Ada salah banyak hal yang perlu disiapkan sedini mungkin bagi rekan-rekan yang ingin melanjutkan pendidikan abroad, tanpa perlu menunggu sudah lulus/belum, atau sedang ada beasiswa yang buka/tidak. Salah satu yang ingin saya share untuk perlu disiapkan adalah "berkas", kenapa? 

1.     Karena secara umum pasti diperlukan untuk mendaftar, terutama sekali study abroad. So far, I never read any admission that does not mention that documents in their requirement.

2.   You dont know what you will face tomorrow, ada banyak cerita rekan-rekan yang mendapat info kesempatan mendadak (full scholarship / student exchange, sort / summer course, dll) dan menemukan dirinya ada didalam kualifikasi pendaftar, tapi sayang: tidak punya berkas-berkas yang diperlukan. 

3.    Merepotkan untuk diselesaikan dalam satu waktu, yang sebenarnya bisa "dicicil" jauh-jauh hari and could be point of failure. Juga bisa jadi untuk mengurangi shock bahwa ternyata proses menyiapkan study abroad itu sendiri (pra), yang masih di negri sendiri, ternyata juga bisa cukup mahal dan ribet, karena tidak hanya sertifikasi bahasa inggris, beli perlengkapan winter, dll  hal yang kecil-kecil dan murah kalau ditumpuk cukup untuk menguras tenaga, waktu dan financial untuk diselesaikan dalam satu waktu.

4.     Memberi kekuatan ketika menemui kegagalan. Yang satu ini saya rasakan ketika pertama kali gagal. At that time it felt like the end of everything, then when i saw all of those bunch of documents, I told to myself: "Look at these, I've run so far, it does not have to end like this, right?!" So I woke up, and kept running.. and, I failed once more, indeed, I never got that scholarship, but who cares, well... I dont care. At the end, it just feels good. Seperti kata Harun Ar-Rashid: "I am not proud for the success that I did not plan. as I am not regret the failure that occurs at the end of maximal effort."

Pembahasan dibawah lebih saya fokuskan untuk proses persiapan untuk program international (bahasa inggris), yang saya lihat general requirementnya hampir sama satu sama lain. Lebih lanjut, pada beberapa poin terdapat detail yang applicable untuk lulusan ITTelkom, yang kebetulan merupaan almamater saya, sehingga saya bisa share. Secara umum, berkas dan proses-menyiapkan-berkas yang ingin saya share sebagai berikut:

1. Menterjemahkan berkas-berkas dalam bahasa indonesia ke penerjemah tersumpah (sword translator), exp:

-       Akte kelahiran

-       Ijazah dan transcript SMA

-     Sertifikasi pelatihan, kepanitiaan, aktivitas asistensi, prestasi extrakulikuler, dll yang sekiranya memberikan merit/berkorelasi untuk program yang dituju/kepribadian kita sendiri.

Saran saya, mulai mencari penerjemah tersumpah, yang murah, kalau bisa delivery service *berguna terutama untuk yang sedang bekerja dan tidak banyak waktu untuk cabut dari kantor.

2. Menterjemahkan ijazah (diploma, dan atau sarjana, master, etc) kalau sudah lulus. 

Ini berlaku bagi lulusan ITTelkom, karena hingga tulisan ini dibuat, hanya transcript yang ada terjemahan bahasa inggris, sedangkan ijazah tidak ada versi bahasa inggrisnya seperti di universitas lain. *CMIIW kalau sekarang sudah berubah. Di ITTelkom, ijazah harus diterjemahkan oleh Bag. Akademik (BAK), jadi jangan dianter ke penterjemah tersumpah, bayar puluhan ribu, ujug-ujug ke bandung, yah ternyata ka. BAK ga mau tanda tangan *curcol* Prosesnya:

-       Mengajukan surat permohonan untuk menterjemahkan ijazah, ditujukan pada ka. BAK, nanti beliau menandantangani  ijazah versi bahasa inggris ini,

-       Setelah keluar dokumen translasi ijazah tersebut, baru membuat copy dari dokumen tersebut dan dilegalisir langsung di BAK.

3. Surat Rekomendasi (minimal 2), either dari dosen, pembimbing, bos, kolega, dll yang sekiranya bisa memberikan rekomendasi yang bonefit untuk aplikasi admission. Prosesnya:

-       PDKT, bisa dimulai dari ngobrol-ngobrol ringan dulu *terutama kalau belum terlalu dekat dengan beliau, jadi jangan langsung tembak*, lalu baru minta surat rekomendasi. Beberapa yang saya temui, ada yang bahkan mintak kita yang "mengarang" indah sendiri surat rekomendasi ini, nanti beliau tinggal tanda tangan. 

-       Ajukan surat rekomendasi yang spesifik tapi juga general. Spesifik artinya, menggambarkan betul kapabilitas yang menonjol selama bekerja/berhubungan dengan beliau, yang sekiranya berkorelasi dengan pendidikan. General artinya, jangan terlalu spesifik untuk pendaftaran beasiswa/program tertentu, jadi surat rekomendasinya bisa dipakai untuk yang lain-lain. Jadi strateginya, ajukan untuk membuat banyak (misal 20 lembar) untuk ditandatangani (bukan copy document), dan tidak mencantumkan informasi kapan berkas itu dibuat (tanggal).

4. Passpor

Yang satu ini sudah pasti diperlukan untuk study abroad di universitas dan negara manapun *jangan seperti saya, mengurus passpor-nya sudah mepet, hampir saja resident permit-nya (ijin tinggal) terancam telat -_- 

Untuk eropa, sudah rahasia umum, ketika mulai musim panas (june-august), banyak yang mengambil vacation, sehingga kantor-kantor, termasuk kantor pemerintah banyak yang kosong, dan ini malah bersamaan dengan peak season mengurus resident permit terutama student yang akan mengikuti tahun ajaran baru (august-september), sehingga terlambat mengurus passpor = terlambat mengurus resident permit = terlambat masuk kuliah

5. Memulai persiapan dan sertifikasi bahasa inggris, either TOEFL atau IELTS. 

Mayoritas universitas-universitas didunia sudah menerima baik TOEFL atau IELTS, walau ada beberapa yang hanya menerima salah satunya, exp: Stanford hanya menerima TOELF. Secara umum, universitas UK dan Australia pasti menerima IELTS, sedangkan universitas di USA pasti menerima TOEFL. Sehingga, saran saya, jika ada preferensi negara atau bahkan universitas tertentu, ada baiknya menggunakan pattern ini, dan me-research langsung requirement bahasa yang diminta. Beberapa saran saya untuk proses sertifikasi bahasa ini:

-       Set range waktu yang jelas, masa persiapan dan ujian. Mengapa? karena waktu kita terbatas, dengan perencanaan yang matang, maka persiapan akan lebih terarah.

-       Set target band score tinggi, misal 7.5 atau 8 untuk IELTS (kesetaraan dengan sertifikasi lain bisa dilihat di sini), which is biasanya standar minimum mendaftar di top world universities semacam harvard, oxford, stanford. Mengapa? well.. There is nothing wrong on dreaming to fly to the moon, at least you will fall among the cloud :>

6. Menyiapkan CV yang layak dan meyakinkan. 

Dokumen ini tidak boleh terlalu panjang (more than 3-4 pages), tapi juga tidak boleh terlalu pendek sehingga tidak memberi informasi yang cukup mengenai potensi dan track record kita. Standard CV yang disarankan beberapa universitas di eropa bisa di unduh disini : http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/Europass+Documents/Europass+CV.csp

(exp. beberapa admission board erasmus mundus mencantumkan ini di website mereka) Perhatikan juga ketentuan maksimum panjang dokumen ini jika secara spesifik disampaikan oleh Admission board

7. 'Mengarang indah' Motivation Letter. 

Prosesnya: Mulailah menggali potensi diri sendiri, dan mencari tau apa yang diharapkan dari melanjutkan study. Jadikan apa yang ada di dalam surat ini menjadi untuk ajang unjuk poin yang menurut kita benar2 perlu dipertimbangkan oleh admission board, karena itu kesempatan untuk kita menjual keunggulan kita. Menulis motivation letter ini prinsipnya hampir2 sama seperti membuat CV, perlu untuk dimodifikasi dan dibaca ulang lagi sebelum dikirim, sehingga ia tampak spesifik, tidak global dan nge-gombal. Untuk memberikan ide apa saja yang kira-kira patut dituliskan di motivation letter, bisa meminta bantuan om Google (tentu tidak untuk dicontoh mentah - mentah).

Selain poin-poin diatas, bisa jadi masih banyak berkas lain yang spesifik, either diminta oleh admission board program study yang dituju, atau oleh pemberi beasiswa, contoh GRE, TPA, dll. Sehingga sangat penting untuk me-research secara rinci lagi, requirement administrasi kandidat program study yang ingin dituju. Dalam arti kata, tulisan ini hanya memberi gambaran awal untuk rekan-rekan yang baru memulai proses 'perjuangan' untuk study abroad, bukan sebagai referensi utama apalagi satu-satunya.

Dari tepian laut baltik,
Adek Aidi 

Tulisan yang juga di-sharing di group beasiswa ITTelkom