Tuesday, April 26, 2011

Mendaftar Perguruan Tinggi di Swedia

Sebagai wadah untuk berbagi informasi, juga mengingat banyaknya pertanyaan seputar pendaftaran di universitas di swedia, dan diskusi berharga dengan sesama rekan - rekan seperjuangan beberapa waktu lalu, berikut saya coba share sedikit informasi mengenai mekanisme pendaftaran pada universitas di swedia.

Informasi dibawah ditulis berdasarkan pengalaman pribadi penulis saat melakukan pendaftaran pada program master di universitas swedia, tahun 2009, sehingga pembahasan dibawah difokuskan untuk pendaftaran pada program master. Apabila terdapat perbedaan pada informasi yang tercantum pada website studera.nu dan/atau universitas dengan informasi yang terdapat dibawah, maka informasi yang benar adalah informasi yang terdapat pada website studera.nu dan/atau universitas.

Selamat berjuang!


Dari tepian laut baltik,
Adek Aidi 

nb: Terimakasih pada Kak Krisna yang sudah mem-trigger untuk menuliskan hal ini.

1. Open www.studera. nu
Mekanisme admission (pendaftaran) seluruh universitas di swedia, untunk jenjang sarjana / Bachelor (First Cycle / Undergraduate), Master (Second Cycle) dan Doctoral (Third Cycle) dipusatkan dalam satu sistem online, yaitu Studera. Sehingga, tahap pertama untuk melakukan pendaftaran adalah mendaftar pada website studera.nu.

2. Choose English version
Default halaman utama adalah dalam bahasa swedia, menu mengganti bahasa ke Inggris ada di kanan atas seperti terdapat ada screenshoot.


3. Registration / Log In
Pilih menu pada masing - masing pilihan (“Undergraduate”, “Master” atau “Doctoral”) > “Your Pages”. Untuk selanjutnya, tulisan ini akan fokus membahas pendaftaran untuk program Master / Second Cycle. Masukan username dan password pada halaman Log On. 


Apabila belum memiliki / pernah membuat account di studera, pilih link "Create a user account" bagian "Users WITHOUT a Swedish civic registration number". Proses pembuatan account cukup sederhana, yaitu memasukan email address dan password, dan informasi lain yang dibagi dalam 3 tahap.

Apabila proses register ini berhasil, anda akan mendapat respon melalui email address yang anda masukan sebagai id account anda, seperti email dibawah:

From: University Studies in Sweden
Date: xx december 2009 xx.48.25 CET
To: myemail@somewhere.com
Subject: Welcome to studera.nu

Welcome to studera.nu

You have created a user account at studera.nu. This enables you to apply for courses and programmes at Swedish universities through the website studera.nu.

You have submitted the following data in your personal profile:

Name:                 xx Aidi
Date of birth:        19xx-0x-xx
Sex:                  xxx
Address:              c/o Secret Street
                     Secret City
                     INDONESIA
E-mail:              myemail@somewhere.com
Cellphone number:     +62xxxxx4

By logging in with your e-mail address, you will be able to follow your application and revise your personal profile.

Good luck!

3. Choose Course Search
Masukan nama program study yang diinginkan pada textbox "Search". Pada dropdown menu "Semester", set pilihan sesuai jadwal academik program tersebut. Untuk pencarian yang lebih spesifik, pilih "Advanced Search >>" 

Sebagai informasi, tahun akademik universitas di swedia dibagi dalam 2 term, yaitu Autumn (akhir agustus hingga mid-January) dan Spring (Januari - Juni) yang informasinya terdapat di masing - masing website program study. Pada umumnya, universitas di swedia mengadakan program study yang dimulai pada Autumn term, tapi tidak menutup kemungkinan program yang anda inginkan dibuka saat Spring term. 


Oleh karena itu, baca betul seluruh informasi yang ada di website universitas dan masing - masing program study sebelum melakukan proses admissi di studera.




4. Add Basket
Pada tabel hasil pencarian, pilih program yang dituju lalu klik tombol "Add". Kita diperbolehkan untuk membuat banyak pilihan program study.

Untuk merubah pilihan, pilih "View/Change" pada bagian kanan atas.

Untuk melihat informasi detail dari pilihan yang sudah dibuat, pilih "Read the course description", anda akan diarahkan ke website program study dari universitas yang mengadakan program tersebut.


5. Submit Application
Apabila program study / seluruh program study yang diinginkan sudah ditemukan dan dimasukan dalam "basket", pilih "To Application" pada bagian kanan atas. Pada halaman step 1, akan ditampilkan detail informasi seluruh pilihan program study yang sudah diambil, seperti gambar dibawah. Apabila seluruh pilihan benar, click tombol "Next".

Pada halaman step 2, anda akan diminta untuk membuat prioritas dari pilihan program study yang sudah diambil (apabila mendaftar lebih dari satu program study). Pastikan urutan nomor pada "Priority Order" ini sesuai dengan pilihan prioritas anda dan juga mempertimbangkan (hampir sama dengan strategi membuat pilihan program study saat UMPTN)


Pada Halaman 3, click "Send Application".

Apabila proses Submission ini berhasil, anda akan mendapat respon melalui email address yang anda masukan sebagai id account anda, seperti email dibawah:

From: University Studies in Sweden
Date: xx december 2009 xx.xx.33 CET
To: myemail@somewhere.com
Subject: Confirmation of application

Thank you for applying!
Your application number: MASTERHT10 / xx7x4x7
ALWAYS USE THIS NUMBER WHEN CONTACTING US CONCERNING YOUR APPLICATION.
You have applied for the following courses and/or programmes:

1. XXX-x0x1x - Master (Two Years), xxx 120cr Day-time,
  Normal teaching, 100%, Study programme,
  Secret Universitiy
2. XXX-x3x0x - xx 120cr Day-time,
  Normal teaching, 100%, Study programme,
  Secret Universitiy
----------------------------------------------------------------
You have submitted the following additional data in your application:
Please indicate from what country your university degree was awarded: INDONESIA
----------------------------------------------------------------
You have submitted the following data in your personal profile:
Date of birth:             19xx-0x-xx
Name:                 xx Aidi
Sex:                  xxx
Address:              c/o Secret Street
                     Secret City
                     INDONESIA
E-mail:              myemail@somewhere.com
Cellphone number:     +62xxxxx4

Make sure to send all required documents/credentials marked with your application number to University Studies in Sweden, FE 1, SE-833 83 Stroemsund, Sweden.
--

6. Send Document
Setelah step 8, pada halaman aplikasi (menu "Your Application"), akan  terdapat informasi pilihan program study yang sudah di submit sebelumnya. Jika pada step ini terdapat kesalahan pada aplikasi (salah memilih program study, dll), anda dimungkinkan untuk menghapus / merubah aplikasi tersebut pada halaman ini (exp. menambah pilihan program study).

Cek semua persyaratan dokumen yang dibutuhkan untuk seluruh program studyyang didaftar pada website masing - masing program studyuniversitas. Apabila terdapat keraguan mengenai dokumen apa saja yang harus dikirimkan, ajukan pertanyaan pada Program Coordinator masing - masing program (yang informasinya ada di website), bukan pada studera.

Untuk pengiriman dokumen ini usahakan langsung sekalian (tidak terpisah - pisah), jadi semua sudah dalam bundle paket yang dikirim ke studera, dengan alasannya:
1. Menghemat biaya mengirim dokumen
2. Meminimalkan kesalahan administrasi dokument di studera, bisa dibayangkan mereka jadi pool central semua aplikasi pendaftaran univ di swedia, you've never known when you become unlucky one :>

Juga sering terdapat keraguan mengenai “General Requirement” dan “Specific Reuierement”. Sebagai informasi, sesuai namanya, “General Requirement”  adalah persyaratan yang harus dipenuhi untuk pendaftaran seluruh program study, sedangkan “Specific REquierement” adalah persyaratan yang harus dipenuhi dan ditentukan oleh masing – masing program study, yang bisa jadi berbeda – beda, atau sama

Apabila dari program study yang berbeda itu ada yang mensyaratkan dokumen yang sama, cukup kirimkan 1 copy saja dan jangan pernah mengirimkan berkas asli, karena hal ini tidak diminta dan pihak Studera tidak akan mengembalikan berkas yang sudah dikirimkan. Studera pada akhirnya akan meng-scan dan mengirimkan dokumen itu untuk dilihat oleh admission board (dewan seleksi) masing - masing program study, seperti transkript, ijazah, ielts/toefl result, dkk, kecuali untuk rekomendation letter, yang biasanya unik tiap program (krn alasan kita milih program a, b, c seharusnya berbeda / tidak general). 


Berikut salah satu diskusi mengenai requirement ini:
..
Yang saya lihat, ada website program study yang mencantumkan lengkap, artinya informasi genereal requirement (yang sudah ada di studera) dicantumkan lagi di website program studny nya bersamaan dengan spesific requirement nya. Tapi ada juga yang tidak, artinya kita diminta melihat sendiri general requirement yang ada di studera, sedangkan di website program hanya mencantumkan specific requirement.

Saran saya, cek general requirement di studera dan cek specific requirement di website program studynya, karena yang tadi saya sebutkan diatas, studera hanya mencantumkan requirement umum.

Klo di website program studi nya tidak mencantumkan motivation letter (yang termasuk spesific requirement), maka berarti memang tidak perlu mengirimkan motivation letter. Biasanya yang tercantum di studera dan website program adalah saling melengkapi.

Klo saya boleh tau mba xx melihat spesifikasi requirement tersebut dari studera saja atau sudah di cross check ke website program nya ? Klo memang di website program studynya tidak mencantumkan specific requirement, berarti memang tidak diperlukan.

Tapi klo anda ragu, langsung saja kontak koordinator program nya, biasa nya di respon (walau kalau sedang peak season atau holiday spt sekarang mungkin agak lama).

Demikian yang saya ketahui, semoga informasi nya bermanfaat
--

Apabila dokumen yang dikirim ini telah diterima studera,  anda akan mendapat respon melalui email address yang anda masukan sebagai id account anda, seperti email dibawah:
From: VHS
Date: xx januari 2010 x.xx.20 CET
To: myemail@somewhere.com
Subject: Documents sent in support of your application to University Studies in Sweden.

This is a no-reply e-mail from the website studera.nu.

Dear student,
Thank you for your interest in Master.s programmes in Sweden.
We have received the documentation you sent to University Studies in Sweden in support of your application.

The assessment process for Master.s programmes has begun and will be completed in May.
You will be notified of the decision regarding admission through your personal account at www.studera.nu/english in the beginning of May.

Please note that it is not possible for us to answer individual questions regarding the status of your
application during this process.  

Thank you for your patience.
---

7. Selection Process
Setelah masa pendaftaran ditutup, studera akan memulai proses seleksi dokumen dan apabila lolos, aplikasi anda akan dilanjutkan ke tahap seleksi di Admission Board (Dewan seleksi). Pada tahap ini, masing - masing program study bisa jadi melakukan seleksi interview (phone interview, dll) atau tidak, yang informasinya terdapat di website masing - masing program study. Namun, mayoritas pendaftaran program study adalah berdasarkan documen yang dikirimkan.

Pada tahap ini, kita dapat mengikuti hingga sejauh mana proses yang dilakukan, Pada halaman "Your Application" akan terdapat kode merit rating aplikasi anda. Namun sayang sekali, tidak ada informasi dari pihak studera mengenai arti kode ini selain yang tercantum di website (yang tidak cukup informatif), karena pada dasarnya informasi ini sepertinya lebih digunakan untuk komunikasi internal daripada informasi pada calon mahasiswa. 


Berikut salah satu diskusi mengenai ketidakjelasan kode merit rating ini:
From: "Amaraduhita"
Date: xx april 2010 xx.00.xx CEST
To: myemail@somewhere.com
Subject: Share: Studera

Dear Mbak Laili,

Setelah baca email Mbak di milis beasiswa. Saya jadi harap2 cemas nih Mbak. Saya Anna dari Sby.
Saya mengirim aplikasi utk program akuntansi; 2 di Lund dan 1 di stockholm. Yg di Lund dapat SG=LUMAS dan MR=500. Sedang yg di Stockholm cuma ada status application in process.
Setelah mencari tahu seputar info tsb, termasuk bbrp link yg Mbak kirim, saya kok makin gugup menghadapi semakin dekatnya hari pengumuman. Berdasar bbrp posts yg ada di FB, katanya MR=999 itu berarti diterima. Bila begitu, apa peluang saya tipis ya Mbak? Mohon sharing dan info dari Mbak.

Terima kasih dan salam,

Anna

From: adek aidi
Date: xx april 2010 xx.57.x CEST
To: "Amaraduhita"
Subject: Re: Share: Studera

Dear Mb Anna,

Honestly saya juga tidak tau banyak mengenai SG dan MR ini. Seperti yang saya baca, ini menandakan aplikasi kita sudah lolos tahap screening document, dan masuk ke proses seleksi. Tampaknya tiap universitas juga punya rate serta kode yang berbeda - beda untuk SG dan standar MR yang berbeda - beda pula. Hal yang bisa kita lakukan sekarang, menurut saya memang hanya menunggu dan berdoa :) because there is nothing else to do, except jika memang sangat penasaran bisa mengisi waktu dengan melihat pola - pola SG dan MR tersebut, terutama untuk universitas dan program yang kita tuju, mungkin nanti bisa kelihatan data dari tahun sebelumnya, kode SG apa yang mendapat Admission dan berapa nilai MR min-max.

Sebagai informasi tambahan, kode ini sebenarnya bersifat relatif. kenapa saya katakan begitu, karena tiap orang bisa jadi apply untuk lebih dari 1 program. Misal A memilih program X (pilihan pertama) dan Y (pilihan kedua). Jika dia, misal, mendapat DA (direct admission) di program Y alias sudah pasti keterima, dan ternyata di program X dia juga keterima, pasti sistem akan men-delete program Y dari list aplikan tersebut, karena tiap orang hanya bisa menerima 1 program studi, yaitu pilihan yang paling tinggi. Otomatis perhitungan akan berubah, karena pasti akan ada aplikan yang naik di program Y, menggantikan aplikan A ini.

Sehingga, berdasarkan asumsi - asumsi diatas, dapat saya katakan sebenarnya kode SG dan MR ini tidak banyak berguna untuk kita, selain menjadi gambaran umum saja bahwa aplikasi kita sedang dalam tahap seleksi. untuk MR di LU saya tidak tau pasti, ada yang mengatakan memang 900 paling tinggi, tapi itu hanya rumor saja, tidak ada konfirmasi resmi apapun dari studera. Dan mengenai chance anda dengan MR 500, balik lagi ke asumsi diatas, who knows, maybe u are the only applicant with the highest MR this year ?

Jangan pusing lagi ya..mari kita nikmati saja prosesnya..selamat menunggu, wish we are lucky !!

NB: sebagai bahan bacaan tambahan, mungkin bisa cek kesini

-Adek Aidi-
---

8. Admission Result
Pengumuman hasil Admisi ditampilkan di website studera (dalam GMT+1 ). Dan apabila informasi tersebut sudah tersedia,  anda akan mendapat response melalui email address yang dimasukan sebagai id account anda, seperti email dibawah:

From: University Studies in Sweden
Date: 6 maj 2010 17.38.31 CEST
To: myemail@somewhere.com
Subject: Notification of selection results for LAILI AIDI.

Dear Student,
You have applied for Master's programmes in Sweden. Your selection results for autumn semester 2010 are now available.
In order to view your Notification of Selection Results, please log on to Your pages at www.studera.nu/english.  Please note that as your notification is accessible as a printable PDF-file, no notification will be sent to you via post.
--


Hasil Admission tersebut bisa jadi satu diantara 3 kemungkinan: Accepted, Rejected, ReservedApabila anda belum berhasil, maka jangan khawatir, masih ada kesempatan yang lebih baik sedang menunggu. Dan Apabila anda diterima, dan sebelumnya memilih lebih dari satu program study, maka program study yang prioritas nya berada di bawah program study tersebut akan otomatis gugur. Apabila anda berada pada Reserved List, maka berarti masih ada kemungkinan anda diterima pada program study tersebut, tergantung pada kondisi terakhir kandidat pada Accepted List (apakah ada yang menolak / tidak). 


Berikut salah satu diskusi mengenai Reserved List ini:


From: "Dewi"
Date: xx maj 2010 xx.00.xx CEST
To: myemail@somewhere.com
Subject: (Tanya) Notification Result
Hi, Adek..
Perkenalkan, nama saya Dewi, Saya mengenal alamat email anda dari milis beasiswa - saya juga sedang mengajukan aplikasi ke Swedia.. di status sih tertulis saya masuk sebagai waiting list.. untuk notification statement result 1, just wondering apakah ada selection result 2 dan seterusnya, Adek sendiri bagaimana sukses tembus?
Share info ya...

Regards,
Dewi

From: adek aidi
Date: xx maj 2010 xx.34.xx CEST
To: "Dewi"
Subject: Re: (Tanya) Notification Result

Hai Dewi,

Salam kenal juga. Untuk waiting list berarti status nya Reserve ya ? klo tidak salah ada keterangan di posisi reserve ke berapa. Dari yang saya baca, untuk applicant yang mendapat reserve list berarti masih bisa menunggu notifikasi lanjut seandai nya ada applicant di Admitted group yang mengundurkan diri (reserve list akan menggantikan sesuai urutan).

Saya sendiri alhamdullilah admitted untuk pilihan pertama di program master xxx. Saya masih mencari informasi karena bingung juga bagaimana kelanjutannya, tidak diberitahukan di website.

demikian info yang saya ketahui, sukses untuk aplikasi anda, mudah - mudahan mendapat kemudahan

Regards,
-Adek Aidi-

1 comment:

Pageviews